Bedrijfsbestuur, Beloningsbeleid en -systeem, Belangenverstrengeling

Qred Bank AB (hierna "Qeld" genoemd)

Bedrijfsbestuur

Qeld is een bankbedrijf met een vergunning om bankactiviteiten uit te voeren in overeenstemming met de Banking and Financing Business Act (2004:297).

De algemene vergadering 

De algemene vergadering is het hoogste besluitvormingsorgaan van Qeld, waar aandeelhouders hun stemrecht uitoefenen en besluiten worden genomen over onder andere de balans en winst-en-verliesrekening in het jaarverslag, kwijting, bestuursleden voor het komende jaar en de verkiezing van accountants.

Raad van Bestuur 

De Raad van Bestuur van Qeld is verantwoordelijk voor de organisatie en het management van Qeld in overeenstemming met, onder andere, de Zweedse Ondernemingswet, en heeft de eindverantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat de activiteiten worden uitgevoerd in overeenstemming met goed intern bestuur en controle. Qelds interne bestuur en controle is geformaliseerd door middel van interne regels in de vorm van beleid en instructies en ondersteunende routinebeschrijvingen, procesbeschrijvingen en checklists. 

De Raad van Bestuur beslist over de interne regels voor interne governance en controle, terwijl de CEO verantwoordelijk is voor de implementatie ervan in de activiteiten van Qeld in lijn met de instructies van de Raad van Bestuur. 

De Raad van Bestuur is er ook verantwoordelijk voor dat Qeld haar activiteiten op een ethisch verantwoorde en professionele manier uitvoert, dat belangenconflicten op een adequate en passende manier worden geïdentificeerd en beheerd en dat Qeld een gezonde risicocultuur handhaaft.

Voorzitter van de Raad van Bestuur

De voorzitter van de Raad van Bestuur leidt het werk van de Raad van Bestuur en zorgt ervoor dat de Raad van Bestuur voldoet aan zijn verplichtingen onder de Zweedse Companies Act en andere van toepassing zijnde regels. De voorzitter van de Raad van Bestuur volgt, via contact met de CEO, de ontwikkeling van Qeld.

De voorzitter van de Raad van Bestuur van Qeld is verantwoordelijk voor het uitvoeren van een jaarlijkse geschiktheidsbeoordeling om ervoor te zorgen dat de leden van de Raad van Bestuur, de CEO en het senior management op elk moment individueel geschikt zijn voor hun taken. Hierbij wordt beoordeeld of ze

  • Voldoende betrouwbaar zijn
  • Beschikken over voldoende kennis, vaardigheden en ervaring om hun taken uit te voeren.
  • Eerlijk en integer kunnen handelen en onafhankelijk kunnen denken om de besluitvorming effectief te beoordelen en waar nodig aan te vechten.
  • Voldoende tijd kunnen vrijmaken om hun taken uit te voeren.

De geschiktheidsbeoordelingen en het resultaat worden gedocumenteerd. 

Comités

Om de Raad van Bestuur op bepaalde specifieke gebieden te ondersteunen, heeft de Raad van Bestuur twee commissies ingesteld die verantwoordelijk zijn voor het voorbereiden van de basis voor beslissingen over kwesties die binnen de opdracht van elke commissie vallen: 

  • Remuneratiecommissie 
  • Risico- en auditcommissie

Elk comité bestaat uit 2-3 bestuursleden en 1-3 senior executives van de Onderneming. De comités staan de Raad bij met expertise en bereiden voorstellen, advies en voorbereiding voor over zaken in hun respectieve gebieden. Het werk van de comités wordt meer in detail geregeld in instructies.

CEO

De Raad van Bestuur benoemt de CEO van Qeld, die bevoegd is om beslissingen te nemen over alle zaken waarover de Raad van Bestuur of de Algemene Vergadering niet moet beslissen. De CEO is verantwoordelijk voor het dagelijks bestuur volgens de instructies van de Raad van Bestuur en voor de verplichtingen van de CEO onder externe regelgeving.

De CEO is er verantwoordelijk voor dat beleid, instructies en routine- en procesbeschrijvingen worden geïmplementeerd binnen de organisatie en dat alle werknemers toegang hebben tot relevante documentatie. 

Managementteam

De CEO van het bedrijf heeft een adviserend forum, het managementteam, met als doel ervoor te zorgen dat de activiteiten van het bedrijf op een gezonde en efficiënte manier worden uitgevoerd. In zijn werk zal het managementteam altijd de belangen van het bedrijf en zijn klanten in overweging nemen. Het managementteam vergadert normaal gesproken wanneer dat nodig is, maar ten minste elke maand. De CEO roept de vergaderingen bijeen en zit ze voor; ze hebben een vaste agenda en worden genotuleerd.

Intern bestuur en controle

Drie verdedigingslinies

Qeld past het principe van drie verdedigingslinies toe om te bepalen waar in de organisatie de verantwoordelijkheid voor en de controle op het nemen van risico's moet liggen. 

De eerste verdedigingslinie bestaat uit de bedrijfsactiviteiten, inclusief de CEO, die verantwoordelijk is voor en controle uitoefent op het dagelijkse risicomanagement en compliance. De bedrijfsvoering is ook verantwoordelijk voor het uitvoeren van controles van de processen die Qeld toepast, in de vorm van interne controles. 

De tweede verdedigingslinie bestaat uit de Risk Control functie en de Compliance functie, die onder andere de risico's van Qeld bewaken, controleren en rapporteren en hoe het bedrijf voldoet aan interne en externe regelgeving. De controlefuncties in de tweede verdedigingslinie zijn ondergeschikt aan de CEO en zijn primair het onafhankelijke controleorgaan van de CEO, maar rapporteren rechtstreeks aan zowel de Raad van Bestuur als de CEO. 

De derde verdedigingslinie bestaat uit de interne auditfunctie. De Interne Auditfunctie rapporteert rechtstreeks aan de Raad van Bestuur en is het onafhankelijke controleorgaan van de Raad van Bestuur. De derde verdedigingslinie beoordeelt en evalueert de eerste en tweede verdedigingslinies.

(Engelse versie is te vinden aan het eind van dit document.)

Beloningsbeleid en beloningssysteem

Beloningsbeleid

Qeld heeft een beloningsbeleid ("het beleid") dat tot doel heeft principes te beschrijven en vast te leggen voor de manier waarop het beloningssysteem van de onderneming wordt ontworpen, gecontroleerd en voortdurend bewaakt. Het beleid is consistent met- en bevordert effectief risicobeheer en gaat het nemen van buitensporige risico's tegen. Bovendien zorgt het beleid ervoor dat de belangen van klanten niet negatief worden beïnvloed door de beloningsstructuur van de onderneming. Het beloningssysteem bevordert het vermogen van Qeld om competent personeel aan te trekken en te behouden en draagt ertoe bij dat de langetermijndoelen van de Vennootschap kunnen worden bereikt.

De Raad van Bestuur is eindverantwoordelijk voor de inhoud, vaststelling, implementatie en naleving van het beloningsbeleid. Het beleid wordt regelmatig, ten minste jaarlijks, geëvalueerd en, indien nodig, bijgewerkt voordat het wordt goedgekeurd door de raad. Een risicoanalyse vormt de basis voor de beslissing van het bestuur om het beleid aan te nemen. Het bestuur beslist verder over:

  • Vergoeding van het Management Team,
  • Beloning van de controlefuncties,
  • Het resultaat en de betaling van variabele beloning, en
  • Maatregelen om de toepassing van het beleid te controleren.

Remuneratiecommissie

De Raad van Bestuur heeft een Remuneratiecommissie aangesteld 

Het Remuneratiecomité is verantwoordelijk voor het ten minste jaarlijks monitoren en beoordelen van het beloningssysteem van het bedrijf en voor het voorbereiden van beslissingen over beloningskwesties voor de raad van bestuur. Bij de opvolging van het bezoldigingssysteem zal het Bezoldigingscomité ook de ontwikkeling van ongerechtvaardigde salarisverschillen tussen vrouwen en mannen opvolgen.

De raad van bestuur zal, indien van toepassing, de bezoldigingsbeslissingen van de jaarlijkse algemene vergadering naleven. 

Risicoanalyse

De Vennootschap maakt jaarlijks een risicoanalyse om de werknemers te identificeren van wie de taken een belangrijke impact hebben op het risicoprofiel van de Vennootschap. De analyse heeft betrekking op alle risico's waaraan de onderneming is of kan worden blootgesteld, met inbegrip van de risico's die verband houden met dit beleid en het beloningssysteem van de onderneming. De analyse wordt gedocumenteerd en bij dit beleid gevoegd. Het Remuneration Committee beoordeelt de risicoanalyse voordat het beleid wordt goedgekeurd door de Raad van Bestuur.

Beloningssysteem

Algemene principes

Het beloningssysteem van de Onderneming wordt zodanig ontworpen dat het verenigbaar is met- en een gezond en doeltreffend risicobeheer bevordert en het nemen van buitensporige risico's voorkomt. Beloningssystemen moedigen werknemers aan om goed te presteren en helpen de Vennootschap om bekwame werknemers aan te trekken en te behouden. Het beloningssysteem wordt sekseneutraal toegepast.

Vaste vergoeding

Vast salaris

De basis van het beloningssysteem van het bedrijf is een vast salaris. Het vaste salaris wordt op voortschrijdende basis vastgesteld, waarbij de eerste herziening gewoonlijk 12 maanden na indiensttreding plaatsvindt. Als algemene regel geldt dat het salaris eenmaal per jaar wordt herzien.

Het vaste salaris van werknemers wordt vastgesteld op basis van objectieve criteria en is marktconform. Bij een nieuw dienstverband wordt het vaste salaris vastgesteld op basis van de marktsituatie voor het betreffende profiel en de waarde die de medewerker naar verwachting toevoegt aan het bedrijf. Bij latere salarisherzieningen en bij verandering van functie zal een individuele beoordeling de basis vormen voor het vaststellen van het salaris, gebaseerd op parameters zoals werkprestaties, onafhankelijkheid, initiatief, verantwoordelijkheid en persoonlijke ontwikkeling. Discriminerende of andere ongerechtvaardigde verschillen tussen de vaste salarissen van werknemers mogen niet voorkomen.

In verband met een salarisherziening voert de salarisbepalende manager een ontwikkel- en salarisgesprek met de medewerker, waarin het verband tussen werktaken, werkresultaten en prestaties in het algemeen en de salarisontwikkeling aan de medewerker duidelijk wordt gemaakt.

Vakantie-uitkeringen worden vastgesteld in overeenstemming met de huidige wetgeving en individueel in samenhang met de beoordeling van dienstverbanden en salarissen.

Variabele beloning

De Raad van Bestuur beslist over de variabele beloning voor het Management Team en werknemers van wie de taken een aanzienlijke impact hebben op het risicoprofiel van het bedrijf. De CEO kan beslissen of andere medewerkers (buiten de bovengenoemde groep) recht hebben op een variabele beloning.

Het bedrijf past een systeem van variabele beloning toe in de vorm van prestatiegebonden bonussen voor de CEO, de Management Group en de meeste functies en business units. Prestatiegebonden bonussen worden zodanig vormgegeven dat ze voldoen aan de criteria in deze paragraaf en het Beleid in het algemeen. De criteria voor het ontvangen van een variabele beloning zijn gebaseerd op de algemene prestaties van het bedrijf, de individuele prestaties van de werknemer en de prestaties van het bedrijfsonderdeel waar de werknemer werkt. 

De variabele beloning wordt gebaseerd op :

  1. Het behalen van financiële doelstellingen gerelateerd aan het budget;
  2. Operationele doelstellingen voor de business; en/of
  3. Prestatiegerelateerde doelen gerelateerd aan de prestaties van het individu of de groep.

Resultaten die de basis vormen voor de berekening van de variabele beloning zijn voornamelijk gebaseerd op voor risico gecorrigeerde winstcijfers. De onderneming houdt rekening met zowel huidige als toekomstige risico's en met de kosten van kapitaal en liquiditeit die voor de onderneming vereist zijn. De onderneming zorgt ervoor dat de variabele beloning gebaseerd is op duurzame resultaten op lange termijn door de resultaten in een meerjarenperspectief te beoordelen.

Bovendien wordt bij de goedkeuring en uitbetaling van de variabele beloning rekening gehouden met de onderliggende economische cyclus en bedrijfsrisico's van de onderneming. 

Bij het vaststellen van de variabele beloning wordt bij de beoordeling van de individuele resultaten en prestaties van medewerkers rekening gehouden met zowel financiële als niet-financiële factoren. Bij de niet-financiële factoren houdt de onderneming onder andere rekening met de naleving van interne regels, verantwoordingsplicht, klanttevredenheid en bescherming van de belangen van klanten.

Indien de controlefuncties van de Vennootschap voor risicobeheersing, naleving en interne audit in dienst zijn van de Vennootschap en recht hebben op een variabele beloning, zorgt de Vennootschap ervoor dat deze beloning wordt vastgesteld op basis van doelstellingen die zijn gekoppeld aan elke controlefunctie, ongeacht de prestaties van de bedrijfsonderdelen die zij controleren.

De onderneming zorgt ervoor dat variabele beloningen geen invloed hebben op het vermogen van de onderneming om een toereikende kapitaalbasis te handhaven of om de kapitaalbasis indien nodig te versterken.

De onderneming handhaaft een redelijk evenwicht tussen de vaste en variabele beloning van medewerkers. De vaste beloning van medewerkers dient altijd hoog genoeg te zijn om het variabele deel van de beloning op nul te stellen. De totale variabele beloning die medewerkers ontvangen, mag nooit op een niveau liggen dat de kapitaalbasis van de onderneming en het vermogen om op de lange termijn een positief resultaat te genereren, dreigt te ondermijnen. De totale variabele beloning voor een medewerker mag nooit meer bedragen dan 100% van de jaarlijkse vaste beloning van de medewerker. De verkoopfunctie van de Vennootschap, die volledig losgekoppeld is van de kredietfunctie en kredietbeslissingen van de Vennootschap, is vrijgesteld van bovenstaande beperking, maar kan nooit meer dan SEK 100.000 per maand aan variabele beloning ontvangen.

Gegarandeerde variabele beloning

Als algemene regel zal het bedrijf geen gegarandeerde variabele beloning toekennen aan een medewerker. Als er speciale redenen zijn, kan de raad van bestuur beslissen om een medewerker een gegarandeerde variabele vergoeding te geven, maar alleen in verband met een nieuwe tewerkstelling en alleen tijdens het eerste jaar van de tewerkstelling van de medewerker.

Ethische richtlijnen en belangenverstrengeling

Qeld heeft een ethisch beleid opgesteld met als doel ervoor te zorgen dat het bedrijf op een ethisch verantwoorde en professionele manier zaken doet in overeenstemming met de interne en externe regels van Qeld. Het doel van dit beleid is verder het bevorderen van transparantie, integriteit en een bedrijfscultuur die de activiteiten van Qeld beschermt tegen corruptie. 

Het beleid stelt gemeenschappelijke normen om de ethische benadering van Qeld te bevorderen en om medewerkers te helpen in situaties waarin toepasselijke regels ontbreken of beperkte richtlijnen bevatten. 

Belangenverstrengeling

Qeld heeft een beleid en een instructie opgesteld voor het omgaan met belangenverstrengeling die zich in het bedrijf kan voordoen. 

Van de medewerkers van Qeld wordt altijd verwacht dat ze handelen in het belang van Qeld en dat ze een goed beoordelingsvermogen hebben dat niet wordt beïnvloed door privébelangen of verdeelde loyaliteiten. 

Geen enkele medewerker mag deelnemen aan het beheer van een zaak of het nemen van een kredietbeslissing die betrekking heeft op een familielid, het bedrijf van een familielid of anderszins wanneer er een risico op fraude bestaat. Een werknemer mag ook geen zaken behandelen waarin de werknemer een persoonlijk belang heeft of zaken waarin een dergelijk belang wordt gehouden door een familielid van de werknemer of met een bedrijf waarin de werknemer of een familielid van de werknemer een substantieel belang heeft. In een dergelijke situatie moet de werknemer worden vrijgesteld van kredietverwerking en de kredietbeslissing. 

Werknemers van Qeld zullen geen goederen of diensten kopen van verbonden partijen zonder voorafgaande goedkeuring van de CEO, en de CEO zal geen goederen of diensten kopen van verbonden partijen zonder voorafgaande goedkeuring van de raad van bestuur.

Sluit je aan bij meer dan 50.000 ondernemers en schrijf je in voor onze nieuwsbrief

Twee keer per maand sturen we blogs, tips en belangrijke data naar je inbox om je te helpen jouw bedrijf te laten groeien.